Time Management... une clé de coaching pour gagner du temps

Les éléments essentiels d'un planning bien élaboré

Un bon planning doit répondre aux questions suivantes:

1. Où en sommes-nous? Il convient de partir de la situation actuelle.
   
   
2. Quels sont les objectifs à atteindre? Définissez les objectifs du projet.
   
   
3. Comment réaliser les objectifs définis? La réponse à cette question est une énumération des tâches à exécuter. Lorsque vous savez ce qui doit être atteint, vous savez aussi sur quoi vous devez vous focaliser et quelles sont les choses de moindre importance.
   
   
4. De quoi avons-nous besoin pour y arriver? Dressez un aperçu détaillé des frais et du matériel nécessaire (aussi bien sur le plan humain que sur le plan logistique) à l'achèvement du projet.
   
   
5. Quels aspects méritent notre attention? Attention, tous les facteurs doivent entrer en ligne de compte, même ceux qui peuvent faire échouer le projet.
   
   
6. Existe-il plusieurs approches? La réponse à cette question vous donnera une idée des différentes options.
   
   
7. Une fois le projet réalisé, quelles en seront les conséquences? La réponse à cette question vous éclairera sur l'impact du projet sur votre entreprise et vos collègues.
   
   
8. L'objectif est-il proportionnel aux efforts déployés? Evaluez si les efforts, les frais et l'impact en valent la peine.
   
   
9. Comment contrôler le bon déroulement projet? Déterminez les mécanismes de contrôle indispensables au bon déroulement du projet (bulletins, contrôle de qualité, contrôle des frais)

Pourquoi le planning est-il si souvent dédaigné?

Un bon planning sert à produire de meilleurs résultats. Sur ce point, tout le monde est d'accord. Le problème est que le planning fait souvent défaut. Quelles en sont les raisons?

1. La culture de l'entreprise: l'élaboration d'un planning est souvent considérée comme une perte de temps. Or, le temps, c'est de l'argent...
   
   
2. La structure de récompenses au sein d'une entreprise: certaines entreprises trouvent évident qu'un projet soit mené à bien et n'accordent pas d'attention supplémentaire à un tel succès. En revanche, les échecs sont très mal acceptés. L'effet pervers d'une telle approche est que les employés auront tendance à rester passifs plutôt que de s'engager dans un projet qui pourrait échouer.
   
   
3. 'Fire-fighting': imaginez un pompier qui, jour et nuit, ne fait qu'éteindre des incendies au lieu de prendre le temps d'appliquer les mesures de prévention. Il arrive qu'une entreprise soit tellement occupée à corriger certaines situations ou que sa gestion demande tant de travail qu'elle n'a pas le temps d'établir un planning.
   
   
4. Les facteurs individuels: apparemment, l'utilité d'un planning n'est pas toujours claire. Certains employés préfèrent ne pas changer leur mode de travail en établissant un planning. Ils estiment qu'ils n'en ont pas besoin, puisqu'ils ont déjà mené différentes tâches à bonne fin. D'autres ne savent pas comment élaborer un planning...